档案是学校教学、科研、管理服务等各项活动中直接形成的、学校、社会和个人具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是学校不可再生的宝贵资源 。根据《档案法》和《中国农业大学档案管理办法》等法律法规和学校管理制度的规定，学校所有单位和个人都要依法依规自觉保护和移交档案。档案形成单位每年度要按规定做好档案收集归档和移交工作。

档案与校史馆负责对全校各单位档案收集归档工作进行指导，并统一接收保存学校各类档案。现将各类档案的收集归档工作概述如下：

1、文书档案

文书档案是指反映学校党群和行政工作中形成的，具有长期保存和利用价值的各种载体的文件材料。本馆文书档案室对接全校文书档案的收集归档，负责对全校二级单位文书档案的归档工作提供业务培训和指导。目前，我校实行纸质档案和电子文件的同步（“双套制”）归档，并试行电子文件“单套制”归档。根据档案管理有关法律法规，全校各单位需在每年度6月30日之前完成上一年度形成的文书档案材料的收集归档工作。

2、基建档案

基建档案是基建项目工程从提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全部过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录。它是学校基本建设工作的重要依据。。根据规定，我校基建档案实行“集中统一管理”的原则，由基建部门负责归档整理和移交，档案与校史馆接收后集中统一管理。基建档案在工程验收合格后2个月内向档案与校史馆报送。由本馆文书档案室负责基建档案的接收工作。

3、财会档案

财会档案是指在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的凭证、帐簿、报表及财务管理等文件材料。文书档案室保存我校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字资料、原始凭证、会计报表等资料。财务档案由学校财务部门归档后先期保管2-3年，随后向我馆移交保管。

4、教学档案

教学档案是我校在教学活动中形成的具有保存和利用价值的文件材料、声像材料等不同形式的反映教学活动的历史记录。全校各教学部门按教学年度，对上一教学年度的教学档案立卷归档，一般应在每年10月底以前，完成上一个学年度的移交工作。

5、科研档案

科研档案是指教学、科学研究和社会服务活动中直接形成的具有保存价值的科技文件材料。科研院、社会服务处及各学院、实验室是科技文件材料的形成单位。科研档案一般由学校科学技术发展研究院和社会服务处负责收集归档和按时移交。我馆教学科研室负责接收科研档案。科研管理性文件材料应在次年6月底之前归档，专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档，并完成移交工作。

6、人物档案

人物档案又称名人档案，是指学校针对特定人物进行建档案、征集收集的有保存价值的各种形式的文件、声像和实物等。我校对人物档案实行集中统一管理，收集归档工作由档案与校史馆负责，各单位提供支持协助。我馆建立“人物档案”分类，持续向校内外单位和个人征集我校知名教授和校友的档案材料。

7、声像档案

声像档案是反映学校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料。现阶段学校声像档案的基本类型包括：照片类、音频类、视频类。学校对声像档案实行集中统一管理，全校各归档单位须将声像档案纳入单位档案收集归档工作，将声像档案和其它档案一起同步制作、整理和归档移交。

除声像档案分室外，各归档单位应在每年年底向档案与校史馆移交本年度的声像档案材料。各院系的毕业生合影，于每年7月中旬（暑假前）前移交。各院系的活动照片，可在重大活动结束后随时移交。学校重大活动的声像档案材料，应在活动结束后1个月内完成移交。