中农大党政办发【2014】 11 号 

第一条 根据《中国农业大学档案管理办法》，制定本细则。

第二条 外事档案是指我校国际合作与交流工作中直接形成的有保存价值的文字材料、声像等历史记录。

第三条 外事档案是外事工作的重要组成部分。外事档案必须由学校实行集中统一管理，以确保其完整、系统、准确和安全，以便开发利用。国际合作与交流处是外事档案的形成单位。

第四条 立卷单位应严格执行国家制定的立卷归档制度。应明确领导，并配备兼职档案人员，对于应当归档保存的文件材料，及时收集、整理并将信息录入档案管理系统，按时向档案与校史馆移交。任何单位和个人不得擅自长期保存、积压和处理，更不能随工作调动擅自带走或销毁。

第五条 归档范围

1、上级关于外事工作的规定、指示、安排、意见等；

2、本校外事工作计划、安排、总结、报告等；

3、外事工作统计报表；

4、外籍学者或团体来校参观访问活动中形成的有关文件及其所做报告材料；

5、聘请来校任教的外籍、港澳专家长期或短期讲学计划，报告，批复文件，以及商谈来华时间，讲学内容等有关问题的主要信件、记录、讲稿、录音、讲学的讲义、讲学效果及听讲人名单等；

6、举办国际讲学班，培训班的请示、报告、批复文件、计划、名单、课程安排、教材讲稿、录像和总结等；

7、出国研究生，进修生，访问学者的计划、报告和批复文件，在国外期间研究课题，学位课程成绩，学术论文及其评价学位证书（复印件），成果等文字和配套声像材料，以及回国后的汇报、总结等；

8、出国或国内参加国际学术会议形式的全部文件材料，学术论文，向国外杂志投寄的论文手稿、译稿等；

9、出国考察、访问、讲学人员名单，报告及批复文件，讲学内容，考察项目，访问安排，总结及其他材料；

10、我校与国外高校，学院专业与国外高校对口专业，建立校际关系的协议合同，备忘录等反映活动全过程的文字，声像材料。

第六条 归档时间

国际合作与交流处应在每年的上半年，将前一年办理完毕的、需要归档的文件材料，按规定分类整理录入档案管理系统，并于 6 月底前，向档案与校史馆移交。

第七条 归档的文件材料，应该遵循其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，使其既能正确反映本单位主要工作职能，又便于查找和利用。

第八条 档案与校史馆根据国家档案工作的有关政策、法规、制定我校外事档案工作的管理制度和办法，指导、检查和监督外事档案工作的进行，以确保文件材料的齐全、完整、准确、系统课程安排、教材讲稿、录像和总结等；

第九条 档案与校史馆对接收的外事档案要妥善保管，定期组织鉴定和统计；搞好编研工作，开发档案信息资源，积极提供利用，为学校的各项工作服务；并认真执行外事档案的各项制度，处理好保密和利用的关系。

第十条 本细则自修订印发之日实行，档案与校史馆负责解释。