校属各单位：

档案收集归档是各单位一项重要的年度基础工作。根据《高等学校档案管理办法》和《中国农业大学档案管理办法》有关规定，我校2023年度综合档案收集归档工作将于2024年6月30日之前完成，现将归档相关工作安排通知如下：

一、高度重视。档案是学校办学过程中各项业务的原始记录，具有存史、资政、育人等重要价值，各单位应高度重视，认真部署，组织安排本单位档案员做好各类重要文件材料的归档移交工作。

二、归档范围。按有关法律法规要求，以下重要文件材料均应进行集中归档：

1、全校各二级单位（列入学校机构编制序列的学院、管理服务机构、直属机构、群团组织），在2023年度形成的反映学校及本单位历史沿革、主要业务活动，以及具有长期保存和重要查考利用价值的各类文件材料（包括文字材料、图表、图片、声像视频和实物等）。

2、学校及各单位举办和应对重大活动、突发事件过程中直接形成的具有保存价值的工作材料（《2023年度学校重大活动及重大事件归档清单》将另行发布）。

3、学校各级干部和教职工在从事教学、科研、党政管理和服务等职务活动中形成的各种载体的重要文件材料，应及时向本单位移交，由单位负责归档。

4、本次移交不含科研项目类、教学类和财务凭证类档案。

三、归档移交具体要求

1、落实单位立卷归档制度。各单位档案管理人员按文件材料形成的规律，加以系统整理组件/卷，编排页号，拟定标题，注明密级和保管期限，将相关信息录入档案管理平台（办事大厅-1701档案管理平台），经单位主管档案负责人审批通过，再将档案实体移交至档案与校史馆。

2、往年应归档但未归档的档案材料，分年度组织整理完毕后一并归档。

3、重视对电子文件的归档。我校继续推进纸质档案和电子文件的同步（“双套制”）归档，并试行电子文件“单套制”归档。各单位在整理纸质档案的同时，应同时上传PDF格式的电子文件。

4、烟台研究院、三亚研究院等档案分室的归档按照《中国农业大学档案分室管理办法》的规定执行。

四、培训、指导与联系

档案与校史馆是学校档案工作的归口管理单位，负责对各单位的归档工作提供业务培训、指导和督查。各单位在归档过程中，有任何问题，请及时通过微信群、邮件、电话等方式与档案与校史馆工作人员联系。

联系方式如下：

文书档案：李静 62732898   廖惠芳 62732739

科研综合类、社会服务类档案：孙海燕 62732812

高晶晶 62732707

声像档案：蔡远渊 62732292   刘 哲  62732801

信息技术室（解决档案系统使用问题）：刘 哲  62732081

感谢各单位对学校档案工作的支持和配合！

中国农业大学档案与校史馆

2024年4月8日