校属各单位:
档案收集归档是各单位一项重要的年度基础工作。根据《高等学校档案管理办法》和《中国农业大学档案管理办法》有关规定,我校2023年度综合档案收集归档工作将于2024年6月30日之前完成,现将归档相关工作安排通知如下:
一、高度重视。档案是学校办学过程中各项业务的原始记录,具有存史、资政、育人等重要价值,各单位应高度重视,认真部署,组织安排本单位档案员做好各类重要文件材料的归档移交工作。
二、归档范围。按有关法律法规要求,以下重要文件材料均应进行集中归档:
1、全校各二级单位(列入学校机构编制序列的学院、管理服务机构、直属机构、群团组织),在2023年度形成的反映学校及本单位历史沿革、主要业务活动,以及具有长期保存和重要查考利用价值的各类文件材料(包括文字材料、图表、图片、声像视频和实物等)。
2、学校及各单位举办和应对重大活动、突发事件过程中直接形成的具有保存价值的工作材料(《2023年度学校重大活动及重大事件归档清单》将另行发布)。
3、学校各级干部和教职工在从事教学、科研、党政管理和服务等职务活动中形成的各种载体的重要文件材料,应及时向本单位移交,由单位负责归档。
4、本次移交不含科研项目类、教学类和财务凭证类档案。
三、归档移交具体要求
1、落实单位立卷归档制度。各单位档案管理人员按文件材料形成的规律,加以系统整理组件/卷,编排页号,拟定标题,注明密级和保管期限,将相关信息录入档案管理平台(办事大厅-1701档案管理平台),经单位主管档案负责人审批通过,再将档案实体移交至档案与校史馆。
2、往年应归档但未归档的档案材料,分年度组织整理完毕后一并归档。
3、重视对电子文件的归档。我校继续推进纸质档案和电子文件的同步(“双套制”)归档,并试行电子文件“单套制”归档。各单位在整理纸质档案的同时,应同时上传PDF格式的电子文件。
4、烟台研究院、三亚研究院等档案分室的归档按照《中国农业大学档案分室管理办法》的规定执行。
四、培训、指导与联系
档案与校史馆是学校档案工作的归口管理单位,负责对各单位的归档工作提供业务培训、指导和督查。各单位在归档过程中,有任何问题,请及时通过微信群、邮件、电话等方式与档案与校史馆工作人员联系。
联系方式如下:
文书档案:李静 62732898 廖惠芳 62732739
科研综合类、社会服务类档案:孙海燕 62732812
高晶晶 62732707
声像档案:蔡远渊 62732292 刘 哲 62732801
信息技术室(解决档案系统使用问题):刘 哲 62732081
感谢各单位对学校档案工作的支持和配合!
中国农业大学档案与校史馆
2024年4月8日