中农大党政办发[2014]14号

    第一条 根据《中国农业大学档案管理办法》和《中华人民共和国会计法》以及《高等学校财会类档案工作规范》，制定本细则。

    第二条 财会档案是指在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的凭证、帐簿、报表及财务管理等文件材料。

    第三条 归档范围主要包括：

       1、财务管理文件材料；

　　2、会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证及其他凭证；

　　3、会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐等；

　　4、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明；

        5、其他：银行存款余额调节表、银行对帐单、财会档案移交清册、财会档案保管清册、财会档案销毁清册等。

    第四条 归档时间

        当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管2—3年，期满后的次年6月前由财会部门的专（兼）职档案员，编制移交目录一式二份，连同案卷集中向档案与校史馆办理移交手续。

        财务处设立财会档案分馆，对最近2年之内的档案进行保管。2年期满，如果条件允许，移交档案与校史馆保管；如条件不允许，则继续由分馆保管。

    第五条 归档要求

　　1、财会档案由学校财会部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制财会档案保管清册。

　　2、按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

　　3、财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷。

    4、采用计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质财会档案。

    5、档案与校史馆接收保管的财会档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以明确责任。

    第六条 财会档案借阅

财会档案借阅必须严格遵守借阅制度，履行借阅登记手续。查阅或复制财会档案的人员，严禁对档案涂画、拆封和抽换。

    第七条 财会档案鉴定与销毁

　　保管期满的财会档案，可以按照以下程序销毁：

　　1、档案与校史馆会同财务处、审计处对保管期满的财会档案进行鉴定，剔出不应销毁的档案，编制销毁清册（列明销毁财会档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容）。填写销毁清册审批表，档案与校史馆、财务处、审计处负责人在销毁清册审批表上签署意见，并报主管校领导审批。

　　2、销毁财会档案时，应当由档案与校史馆、财务处、审计处共同派人员监销。销毁后，应当在会计销毁清册上签名盖章。

3、保管期满但未结清的债务和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应由档案与校史馆会同财务处抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。抽出立卷的财会档案，应单列财会档案保管清册。

    第八条 本细则自修订印发之日实行，档案与校史馆负责解释。