中农大党政办发[2014]17号

 

    第一条 根据国家档案局、国家计委1988年联合颁发的《基本建设档案资料管理的暂行规定》和《中国农业大学档案管理办法》等有关法规，制定本细则。

    第二条 基建档案是基建工作的真实记录，是基建项目工程从提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全部过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录。它是学校基本建设工作的重要依据。

    第三条 基建档案归档范围包括基建文件、施工技术文件和竣工图三部分。完整、准确、系统地编制竣工图和整理出有关技术文件材料是各工程管理部门、建设单位、施工单位和设计单位的共同职责。基建档案工作要做到两个同步，即：档案工作一开始就与工程建设同步进行；竣工材料的积累、整编、审定工作与施工的进展同步进行。工程竣工验收时，要提交一整套合格的工程竣工档案资料，并作为竣工验收的必备条件之一。

    第四条 归档要求

    1、基建档案必须实行“集中统一管理”的原则，全校的基建档案由档案与校史馆集中统一管理。工程竣工档案，必须真实地反映工程竣工后的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统，需签章的责任者的签章手续必须齐全。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

    2、基建部门要由一名主管领导分管基建档案工作，并配备一名兼职档案员负责基建文件的收集、整理、立卷、归档工作。

    3、编制工程竣工档案，必须采用不易褪色的具有较长保管时间的黑色、蓝黑绘图、书写墨水。竣工图要在新施工图纸上修改，必须图面整洁，反差明显，文字材料字迹要工整、清楚。凡是归档的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明准确。

    第五条 归档时间

    1、各项工程验收时，竣工档案不完整、不准确、不符合要求的，不予验收。竣工档案在工程验收合格后2个月内向档案与校史馆报送。

    2、按项目的工作阶段或子项目结束归档，停、缓建工程技术档案应在工程停、缓建后立即归档。

    3、归档的竣工资料，一式二份（一份交城建档案馆，一份交学校档案与校史馆保存）。

    第六条 归档手续

    1、基建档案归档时要简要说明归档情况，填写归档文件移交清单，一式二份，要核查清楚，双方签字各一份。

    2、移交手续需双方主管人员签字。

    第七条 组卷要求

    1、组卷原则：竣工档案要遵循工程竣工文件的自然形成规律，并保持案卷内基建文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，进行系统整理，按工程项目归档，一项一盒或一项数盒。

    2、质量要求：组卷前要详细检查基建文件、施工技术文件和竣工图是否按要求收集齐全、完整，做到不丢项、不漏项，图实相符。文字材料的抄写件要字迹工整；复印件要字迹清楚、牢固，能适宜长期保存。编绘的竣工图应是新蓝图，图面整洁、线条字迹清楚，修改符合技术要求，图纸反差良好。竣工图逐张加盖竣工图章。归档时要拆除件内易锈蚀金属物，并对破损的材料进行修补。

    3、卷内文件材料排列顺序要依据卷内的材料构成而定。文字材料的排列方法是：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列(一般顺序是：地质勘探图、建筑竣工图、结构竣工图、水设备竣工图、电气设备竣工图、燃气管道竣工图、更改图)，照片档案可排在最后。

    4、编写页号以独立卷为单位。有书写内容的页面均需编写页号。页号编写位置在文字材料的左下角，双面书写的文字材料页号编写为正面在右下角，背面在左下角。图纸折叠后无论何种形式，一律编写在右下角。

    5、基建文件材料采用档案盒包装方式保管。蓝图大于档案盒的，以手风琴式折叠法折叠成四号图纸大小的规格，蓝图可以不装订。

    第八条 基建档案借阅制度

借阅的基建档案、资料需摘抄、拍照、扫描、复制时，须经管理人员许可；底图档案只供复制，不能借出。借阅人员要爱护档案资料，不得毁坏、描画，并维持档案原排列次序。

    第九条  后勤基建处和档案与校史馆共同对已拆除建筑物的基建项目档案定期进行鉴定，对已失去保存价值的档案报学校有关领导审批，登记造册后进行销毁。

    第十条  本细则自修订印发之日实行，档案与校史馆负责解释。